發(fā)現(xiàn)員工盜竊可能令人憤怒。畢竟，您雇用，培訓(xùn)并信任工作人員，以幫助您發(fā)展業(yè)務(wù)，并且信任受到侵犯。這種情況可能是企業(yè)主面臨的最困難的問題。無論您投入多少時間來了解潛在的員工，您都無法預(yù)測工人是否會偷走您。(好奇你的員工真正花了多少錢?查看我們的員工成本計算器。雖然您無法改變過去，但您可以采取措施降低員工被盜的風(fēng)險。使用這些提示可以保護(hù)您公司的資產(chǎn)免遭盜竊。

竊是如何發(fā)生的

當(dāng)員工繞過管理層的內(nèi)部控制時，會發(fā)生員工盜竊。內(nèi)部控制是為防止資產(chǎn)被盜而制定的規(guī)則，并確保會計流程能夠生成準(zhǔn)確的財務(wù)報表。

例如，假設(shè)建筑公司為工人提供工具和設(shè)備。當(dāng)員工需要工具來完成工作時，他或她必須在從倉庫中移除工具時簽署表單。返回工具后，工作人員使用相同的表單登錄。

每個月，倉庫經(jīng)理都會執(zhí)行工具和設(shè)備的實際計數(shù)，以確?？梢哉业綍嬒到y(tǒng)中的每個項目。如果物品不在倉庫中，并且未由工人退出，則經(jīng)理會與最后簽署該物品的員工交談。

這種內(nèi)部控制是為了防止工具和設(shè)備被盜，企業(yè)應(yīng)該控制所有遭受盜竊的資產(chǎn)。

雖然單個員工可能會竊取資產(chǎn)，但當(dāng)員工決定一起工作時，會發(fā)生更嚴(yán)重的損失風(fēng)險。

工人可以通過合作和繞過內(nèi)部控制來竊取資產(chǎn)。共同進(jìn)行欺詐的行為被定義為串通行為，而大多數(shù)控制措施并非旨在防止串通行為。

例如，倉庫經(jīng)理可以與會計師勾結(jié)。如果會計從會計系統(tǒng)中刪除了幾個昂貴的設(shè)備，倉庫經(jīng)理可以從倉庫清單中刪除相同的工具。兩名員工可以出售被盜工具，保留金錢，并且可能在一段時間內(nèi)未檢測到盜竊。

也許最常見的員工盜竊形式是虛構(gòu)的收款人。在這種情況下，企業(yè)向不合法的供應(yīng)商付款。這個“虛假供應(yīng)商”有一個公司名稱，地址和銀行賬戶，由一名正在進(jìn)行欺詐的員工控制。

Joe管理Twin Rivers Tree Services，這是一家提供樹木修剪和樹木清除服務(wù)的公司。

在附近城鎮(zhèn)發(fā)生大風(fēng)暴之后，喬派遣一名工頭和一名工作人員進(jìn)行樹木服務(wù)工作。有很多傷害，船員們忙了三個星期。工作結(jié)束后不久，工頭退出，喬開始注意到?jīng)]有客戶付款。

工頭給了一張打印的發(fā)票，以填寫并交給客戶，因此Joe確信客戶需要付費。他與船員交談，然后帶一名船員回到鎮(zhèn)上去拜訪一些客戶工地。

喬敲了敲門，客戶告訴喬，是的，發(fā)票已付清。他要求客戶向他出示發(fā)票。事實證明，發(fā)票上的名稱與他的公司名稱略有不同，地址也不同。

工頭創(chuàng)建了他控制的公司名稱和地址。一旦他分發(fā)了所有虛構(gòu)的發(fā)票，他就退出了公司。

在大多數(shù)情況下，損失的美元永遠(yuǎn)無法恢復(fù)?？梢哉业椒赣衅墼p行為的個人，但通過刑事處罰或民事訴訟收回款項的時間和精力可能需要數(shù)年時間。

如何防止盜竊

如果您遇到過員工盜竊行為，您可以做的最好的事情就是防止它再次發(fā)生。在每種情況下都無法阻止工人共謀，但您可以設(shè)置控制措施以阻止大多數(shù)類型的盜竊并更快地揭露盜竊行為。

職責(zé)分離

職責(zé)分離概念是您可以用來防止欺詐的最重要的內(nèi)部控制。

為降低被盜風(fēng)險，請將不同員工之間的職責(zé)分開。最常見的盜竊涉及現(xiàn)金，因此請考慮如何將與現(xiàn)金相關(guān)的這些職責(zé)分開：

資產(chǎn)保管：

實際保管支票簿的人不應(yīng)承擔(dān)與現(xiàn)金處理有關(guān)的任何其他職責(zé)。例如，假設(shè)行政助理在他的辦公桌上有支票簿。

權(quán)威：

誰有權(quán)簽署支票?例如，如果您擁有一家餐館，您的經(jīng)理可能有權(quán)簽署購買餐館食品的支票。同一位經(jīng)理不應(yīng)該訪問公司支票簿。

記錄保存：

此職責(zé)是指過帳會計分錄并核對銀行賬戶。會計師的角色必須與其他職責(zé)分開，并且永遠(yuǎn)不應(yīng)授權(quán)會計師簽署支票。

對于非常小的企業(yè)，可能無法分離這些職責(zé)，并且所有者可以處理這些任務(wù)中的兩個甚至全部三個。然而，不斷發(fā)展的業(yè)務(wù)需要將這些職責(zé)分開。

在Joe的案例中，工頭沒有控制支票簿，但他確實控制了開票流程。他能夠在沒有被發(fā)現(xiàn)的情況下創(chuàng)建自己的發(fā)票。

為防止此類盜竊，要求必須對所有發(fā)票進(jìn)行編號，并確保將發(fā)票從會計部門發(fā)送給客戶。每個月，您的會計師都應(yīng)生成一份報告，按編號順序記錄每張發(fā)票。

創(chuàng)建程序手冊

為您在業(yè)務(wù)中執(zhí)行的每項可能任務(wù)編寫程序非常重要，這對于每周或每月執(zhí)行的例行任務(wù)尤為重要。

例如，假設(shè)您的公司有一個生成發(fā)票的特定程序。會計部門從銷售部門和裝運區(qū)域獲取信息，并使用該文檔生成發(fā)票。您需要記錄生成發(fā)票所需的記錄以及執(zhí)行每項任務(wù)的人員。

維護(hù)準(zhǔn)確的程序手冊有助于澄清您的業(yè)務(wù)運營，并消除對執(zhí)行某項任務(wù)的人員的任何疑惑。程序手冊也是新員工的一個很好的培訓(xùn)工具。

如果每個人都按照手冊中的步驟操作，您將確切知道任務(wù)的執(zhí)行方式以及執(zhí)行工作的人員。但是，如果有人試圖進(jìn)行欺詐，他們將不得不偏離您的書面程序。正常程序的任何變化都是紅旗，可能有助于更快地檢測欺詐。

及時的銀行對賬

月末之后快速核對您的銀行帳戶是防止盜竊的另一個重要工具。

理想情況下，您應(yīng)在收到銀行對賬單后的4-5天內(nèi)進(jìn)行調(diào)節(jié)。由于現(xiàn)在可以在線獲取聲明，因此您可以在下個月的第一天下載聲明。

現(xiàn)金賬戶可能會發(fā)生大量欺詐行為，現(xiàn)金賬戶可能涉及公司內(nèi)不同人員的大量交易。

執(zhí)行對帳的會計師應(yīng)仔細(xì)查看已付款的供應(yīng)商。每個供應(yīng)商是否提供合法的產(chǎn)品或服務(wù)，是否有交易的源文件(采購訂單，運輸收據(jù))?您應(yīng)該堅持每個檢查請求都附有支持文檔。

不要推遲這項重要的工作。協(xié)調(diào)您的銀行帳戶無助于您找到新業(yè)務(wù)，但它可以幫助您檢測欺詐行為。

(想看看你的會計程序如何衡量?查看我們的小企業(yè)會計指南。)

執(zhí)行庫存盤點

如果您是零售商，庫存可能是您最大的資產(chǎn)，您需要采取措施降低庫存被盜的風(fēng)險。

銀行對賬是確認(rèn)現(xiàn)金余額的最佳方式。以類似的方式，庫存盤點確認(rèn)您的會計記錄與您手頭的實際庫存物品一致。

除非您確認(rèn)庫存余額，否則無法檢測到庫存被盜。

以下是執(zhí)行庫存盤點的一些提示：

您的計數(shù)頻率：

計算庫存可能是一筆巨大的時間和金錢投入。但是，確認(rèn)如此大的余額很重要，您應(yīng)該至少每月執(zhí)行一次實際庫存盤點。如果任何庫存被盜，您將在計票期間遇到盜竊。

執(zhí)行計數(shù)：

會計部門打印清單中每個項目的列表。該列表包括項目的描述，項目的數(shù)量和成本。每個庫存項目都有一個標(biāo)簽。在計票期間，您的員工(可能還有您的外部注冊會計師事務(wù)所的員工)同意庫存報告中的詳細(xì)信息以及每個標(biāo)簽的信息。

安全性：

在您計算的當(dāng)天，不應(yīng)將庫存移入或移出倉庫(或零售店)。例如，如果您在9月30日計算庫存，則必須在29日晚上密封進(jìn)入倉庫的通道。倉庫關(guān)閉且?guī)齑婊顒油Ｖ购?，您將生成會計報告?/p>

根據(jù)您的點數(shù)，您可以增加或減少庫存帳戶余額。目標(biāo)是使您的會計記錄與現(xiàn)有的實際庫存相匹配。

增長會增加盜竊風(fēng)險

發(fā)展您的業(yè)務(wù)是令人興奮的，添加新客戶可以驗證您的業(yè)務(wù)計劃。您的產(chǎn)品或服務(wù)必須幫助客戶解決問題，這是令人滿意的。

然而，增長使一切變得更加復(fù)雜。您將擁有更多會計交易，更多銷售和更多產(chǎn)品。不斷發(fā)展的企業(yè)也可能雇傭更多員工。

顯然，您可以通過雇用更多人或?qū)⑷蝿?wù)外包給第三方供應(yīng)商來管理增長。但是，在將工作交給工作人員之前，您需要實施內(nèi)部控制。如果沒有，您的企業(yè)將面臨更高的員工盜竊風(fēng)險。(使用此工具跟蹤工作盈利情況。)

充滿信心地向前邁