根據(jù)近200項關(guān)于工作場所會議的科學研究，一組心理科學家提供了建議，以便在會議開始之前，以及在會議結(jié)束之后充分利用會議。他們的報告發(fā)表在心理科學當前方向，心理科學協(xié)會期刊上。

會議是當今專業(yè)工作場所幾乎無處不在的方面，并且有關(guān)于如何開展會議的豐富的貿(mào)易智慧和書面指導。但是，正如研究人員Joseph Mroz和Joseph Allen(內(nèi)布拉斯加州奧馬哈大學)和Dana Verhoeven以及Marissa Shuffler(克萊姆森大學)所指出的那樣，現(xiàn)有科學對這一指導的了解很少。

“會議通常很糟糕，但會議科學告訴我們，我們有具體的方法來改進它們，”艾倫說。“領(lǐng)導者可以更有條理，準時開始，并鼓勵安全的共享環(huán)境。與會者可以做好準備，準時，參與。”

科學表明，在適當?shù)那闆r下，會議可以為創(chuàng)造性思維，問題解決，討論和創(chuàng)意創(chuàng)造提供場所。然而，大量的員工研究表明，盡管有專門的組織資源，包括時間，工資，心理資源和技術(shù)，但大多數(shù)會議效率低下。

改善會議并非易事。根據(jù)研究人員的調(diào)查結(jié)果，員工平均每周工作6小時，經(jīng)理平均花費23個小時。研究表明，員工對會議的態(tài)度會影響他們對工作和福祉的整體態(tài)度。

在他們的報告中，Mroz，Allen，Verhoeven和Shuffler強調(diào)了良好會議的成分，包括人們?nèi)绾螢闀h成功做準備，會議的某些方面如何制定或破壞會議，以及會議后如何改善團隊成果。

在會議之前

評估當前需求：會議應涉及解決問題，決策或?qū)嵸|(zhì)性討論。不應該拘留他們以分享例行或非緊急信息。

發(fā)布議程：制定議程使所有利益相關(guān)方明確會議優(yōu)先事項，并允許與會者事先做好準備。

邀請合適的人：領(lǐng)導者應該詢問會議的目標是什么，以及誰的專業(yè)知識可以幫助團隊實現(xiàn)目標。

會議期間

鼓勵貢獻：調(diào)查結(jié)果表明，高水平的表演者使用會議來設(shè)定目標，促進小組理解工作問題，并尋求反饋。

為幽默創(chuàng)造空間：幽默和笑聲可以激發(fā)積極的會議行為，鼓勵參與和創(chuàng)造性解決問題，研究表明。這些積極的會議行為可以在兩年后同時預測團隊績效。

重定向抱怨：與會者應該意識到抱怨會很快導致無用和無望的感覺，領(lǐng)導者應該盡快平息抱怨。

保持討論重點：領(lǐng)導者還確保遵循會議的目的和議程。領(lǐng)導者應該準備好識別功能失調(diào)的行為，并進行干預以重新聚焦會議。

會后

分享會議記錄：發(fā)送會議記錄可作為所做決策的記錄，后續(xù)步驟的行動計劃以及指定角色和職責的概要。此步驟也會在無法參加會議但需要信息的人員中循環(huán)。

尋求反饋：反饋可以告知未來會議的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容。特別是，領(lǐng)導者可以識別會議問題以提高與會者的滿意度。

展望未來：為了鞏固會議期間取得的進展，利益相關(guān)方應考慮會議的未來行動，后續(xù)行動以及即時和長期成果。

Mroz，Allen，Verhoeven和Shuffler指出，視頻，音頻和運動跟蹤技術(shù)可以對會議進行更好的視頻和音頻分析。這些改進可以幫助研究人員分析行為，而不是事后的態(tài)度和自我報告。他們指出，“遠程會議”和視頻會議需要更多的學習，因為它們可能呈現(xiàn)出自己的動態(tài)，優(yōu)勢或挑戰(zhàn)。